Předcházení vzniku odpadů představuje nejdůležitější a mnohdy těžko uchopitelnou fázi odpadové hierarchie. Současně princip cirkulární ekonomiky nabízí v oblasti tisku efektivní řešení ve formě služby. Jak na to a o co konkrétně jde?
Pro kompletně bezpapírovou kancelář existuje proces digitalizace. Digitalizace se může skládat z několika na sebe navazujících kroků. Začíná se elektronizací papírového dokumentu, emailu, vytěžením dat, uložení do DMS (Document Management System) a podstoupení schvalovacího procesu – tzv. digitalizace procesů. Následně dokumenty archivujeme.
Například faktura, tu naskenujeme, vložíme do DMS. Ten následně zašle předem určeným uživatelům informaci, resp. dotaz, zda je faktura v pořádku a může se uhradit. Po schválení koncový uživatel vidí výsledek procesu a fakturu uhradí. V současné době už jsou tyto systémy kromě korporátů dostupné i menším firmám v cloudových řešeních, pronájmem anebo i zdarma. Záleží pouze na instituci, jak důkladně chce mít systém vyřešený a jak moc na míru jej potřebuje.
V soukromé sféře je digitální doba absolutně otevřená, ta státní se bude ještě nějaký ten pátek přeci jen snažit se této otevřenosti přibližovat. Žádné papíry, žádný odpad, tedy předcházet vzniku odpadů. To by měl být prioritní cíl v obou sférách vycházející ze zásad hierarchie s nakládání s odpady.
Nicméně aktuální situace je taková, že většina firem i institucí se bez papíru bohužel neobejde. Stále se nám lépe pracuje s dokumenty na papíře, nežli na obrazovce počítačů a tabletů. A s tím se pochopitelně pojí další produkty a tedy i budoucí odpady – papír, tiskárny, cartridge, tonery a vše s tím spojené. Odpovězme si tedy na otázku, jak můžeme tento odpad minimalizovat.
Tiskové prostředí je v dnešní době již lehce zdeformované. Velké množství značek, modelů, servisních partnerů k jednoduchosti moc nepřispívá. Uvažujeme, jestli pořídit zařízení starší, ale zase kdo zaručí, že bude fungovat. Zjišťujeme, že dostupné informace jsou pro nás často nedostačující. Bojíme se pověstných kazítek.
A jak to v životě bývá, čím komplikovaněji to vypadá, tím jednodušší to v závěru je. Jednoduché pravidlo v oblasti tisku platí vždy – čím vyšší model, tím nižší náklady na tisk. Při výběru zařízení jak do domácnosti, tak do korporátních společností i institucí se řídíme stejnými pravidly, a to v následujícím pořadí: konzultace, analýza, optimalizace a implementace. Důležité je si dopředu specifikovat, co budeme tisknout, v jakém množství a následně zařízení pořídíme.
Tisk jako služba
Na to, jak je tento produkt nebo spíše balíček služeb dlouho na trhu, stále se o něm ví málo. Jedná se o zprostředkování tisku v kanceláři. Dodavatel by vám měl poskytnout zařízení, které bude mít potřebné funkcionality, a kompletně se vám o něj postará. Pro uživatele není důležité, jestli je zařízení nové, zánovní nebo od jaké značky. V každém případě bychom měli požadovat, aby tonery byly ekologicky likvidovány, zařízení byla používána do poslední vytištěné kopie a servisní zásahy byly minimalizovány.
Celý systém je založen na tom, že uživatel platí paušální částku (pronájem) a tzv. pro-click, neboli výtisk. To zahrnuje vše od stroje, přes toner až po servis. V tu chvíli je i dodavatel motivován, aby zařízení maximálně efektivně fungovalo, jelikož servisní náklady jdou na jeho účet. Čímž mizí kazítka. Nutno podotknout další ekonomický efekt, a to konktrétně to, že uživatelům odpadají i náklady na pořizování a vytváření zásob náhradních tonerů a cartridgí.
A pokud jste zastáncem nákupu, je možnost si zařízení koupit do svého vlastnictví a mít k němu servisně materiálovou smlouvu. Tento model funguje stejně jako pronájem, ale s tím rozdílem, že nehradíte paušál za pronájem zařízení, protože je již ve vašem vlastnictví.
Velké téma je určitě pořízení repasovaných a použitých zařízení. Není žádný důvod se jich bát. Díky smlouvě budete mít totiž záruku, že zařízení bude fungovat. Je i možnost využít továrně repasovaná zařízení, například z linky z německého města Giessen, kde i státní instituce můžou mít jistotu bezporuchovosti. Používání takovéhoto zařízení formou služby je vždy zářným příkladem uplatnění principů cirkulární ekonomiky v praxi.
Závěr
Na závěr si shrňme zásadní výhody: neinvestujeme vlastní zdroje do hardware (HW) a software, náklady na tisk lze snadno plánovat, předvídat a optimalizovat, využíváme know-how odborného poskytovatele, provoz tiskového prostředí bez starostí (o vše se stará poskytovatel, šetříme personální náklady), máme nulové náklady a tedy vázané finanční prostředky ve skladových zásobách a v neposlední řadě možnost měnit umístění a HW dle potřeb dané instituce.
Kristýna Kutilová, Copymat spol. s r.o.