Motto - Ekonomické zamyšlení nad různými formami vlastnictví, užívání a servisování kancelářské techniky.

V sektoru malých a středních podniků působilo v roce 2004 v Česku 242 000 právnických osob. Jak definuje malé a střední firmy Evropské unie? Malý podnik musí mít méně než 50 zaměstnanců a čistý roční obrat do 10 milionů eur, počet zaměstnanců střední firmy se pohybuje do 250 a její čistý roční obrat do 50 milionů eur.

V kategorii firem s roční tržbou do 50 mil. korun je v ČR 213 000 firem plus 985 000 podnikatelů, zatímco v segmentu s ročním obratem nad 1,2 miliardy korun působí zhruba 700 firem. Loni se malé a střední podniky podílely na celkovém počtu firem v Česku 99,85 %, na celkových firemních tržbách 52,15 %, na podnikových investicích 50,50 %, na celkovém vývozu podniků 34,30 %, na hrubém domácím produktu 38 % a na celkové zaměstnanosti 62,2 %. Obecně můžeme konstatovat, že se podnikatelé často potýkají s problémem získání bankovních úvěrů i když v poslední době se bankovní sektor cíleně zaměřil na sektor SME podniků (Small and Medium Enterprises).

Velmi často se při rozhovoru s managementem těchto podniků bavíme i o ekonomických a daňových aspektech pořizování aut, strojů a zařízení. Vedení firem hledá optimální řešení a analyzuje svoji situaci z hlediska cash flow, nákladů, daní a užitné hodnoty pořizovaného zařízení, finančního zařízení, ale dnes také stále více uvažuje o tom, jak nejefektivněji zařízení provozovat.

Abychom si mohli podrobněji popsat jednotlivé možnosti pořízení nějakého zařízení, vzal jsem velmi častý případ, se kterým se setkávám, a to je nákup kopírovací kancelářské techniky. Tento příklad jsem si vybral především proto, že kopírku a různé tzv. multifunkční stroje najdete dnes bez nadsázky v každé firmě, kanceláři a samozřejmě i ve velkých firmách. Používaná zařízení se liší především cenou, užitnou hodnotou, velikostí, parametry tisku, variabilitou přídavných zařízení, kvalitou tisku, cenou spotřebního materiálu apod.

Podívejme se modelově na obchodní společnost s 25 zaměstnanci, které dosloužila „stará“ kopírka či tiskárna a jednatel společnosti stojí před rozhodnutím, jak nahradit „dosloužilou“ kopírku moderním multifunkčním zařízením, které umí kromě kopírování také faxovat, skenovat a tisknout.

Klasickou první možností je nákup zařízení. V této souvislosti mi napadá základní myšlenka...“chceme-li si pořídit cokoliv nového, musíme mít peníze“. Pokud ale peníze nemám, musím si půjčit. V dané situaci se v porevolučním období podnikatelé nejčastěji obraceli na banky, které podnikateli nabídly možnost úvěru. Úvěr byl proto další formou pro pořízení něčeho nového. Nechci se zde podrobně zabývat úrokovým zatížením. V každém případě je třeba si vždy v souvislosti s úvěrem či půjčkou uvědomit, že to vždy znamená závazek a představuje určité riziko. V polovině devadesátých let dorazil do České republiky nový produkt, který umožnil malým firmám nový druh financování. Mám na mysli leasing. Základní myšlenkou leasingu je to, že leasingová společnost vám nepůjčuje peníze, ale půjčuje, respektive pronajímá samo zboží. Dnes se setkáváme především s tzv. finančním leasingem a operativním leasingem.

Finanční leasing znamená, že nájemce používá dlouhodobě za úhradu v podobě leasingových splátek předmět leasingu. V našem případě kopírovací zařízení. Po ukončení leasingu a splacení zůstatkové hodnoty přechází vlastnické právo kopírky na leasingového nájemce.

Operativní leasing se od finančního leasingu liší především délkou trvání, která bývá kratší. Důležité je však ta skutečnost, že po ukončení operativního leasingu zůstává kopírka dál majetkem leasingové společnosti. V podstatě se jedná o formu zapůjčení (pronájmu) kopírovacího stroje.

Pro úplnost si ještě vysvětleme, co znamená zpětný leasing. Leasingová společnost odkoupí od původního majitele kopírku a původní majitel si kopírku pronajme zpět. Hlavním důvodem je v tomto případě vždy zajištění peněžních prostředků.

Další možností, která získává na popularitě je klasický pronájem stroje. O bližší podrobnosti této formy užívání kopírovacího zařízení jsem požádal jednatele společnosti Copymat s.r.o., pana Petra Kutila.

Jeho společnost začala působit na trhu s kancelářskou technikou již v roce 1992. V současné době se řadí firma Copymat k jednomu nejvýznamnějších dealerů kancelářské techniky CANON na tuzemském trhu a používá označení AUTHORIZED SYSTEM PARTNER. Naší prioritou zůstává poskytování profesionálních obchodně - servisních služeb, na čemž se vysokou měrou podílí i společnost CANON, která poskytuje pravidelná obchodní i servisní školení a marketingové informace, dodává jednatel společnosti. Naše společnost se začala zabývat moderní formou financování našich produktů. Myšlenkou bylo poskytnout zákazníkům hospodařit s „cizími prostředky, nikoliv s vlastními“.

Jaké jsou hlavní parametry při pronájmu kopírovacího zařízení:

• nulová akontace a poté obvykle 12 až 36 pravidelných splátek,
• výběr zařízení s ohledem na optimalizaci jeho využití s případnou výměnou při změně podmínek jeho využití,
• v ceně nájmu jsou zahrnuty veškeré náklady spojené s provozem zařízení (práce servisního technika, dopravné, náhradní díly, spotřební materiál a pravidelné prohlídky….),
• náklady spojené s pronájmem zařízení lze zahrnout do daňově uznatelných,
• odpadají výdaje a starosti s nákupem spotřebního materiálu, náhradních dílů a zabezpečení servisu,
• záruka na provoz zařízení po dobu trvání smlouvy (12 až 36 měsíců),
• volba a změna zařízení je prováděna operativně s ohledem na jeho optimální využití,
• v případě poruchy zařízení je zajištěna jeho náhrada,
• součástí nájmu je i Servisně materiálová smlouva, která zohledňuje všechny náklady,
• pronájem zařízení a umožňuje dlouhodobější plánování nákladů
• ve většině případů je lépe hospodařit s cizími prostředky (např. formou nájmu), než s vlastními, neboť vlastní prostředky pak mohou být využity tam, kde cizí zdroje nelze získat.

Dalším důležitým aspektem provozování kopírovacího zařízení je také cena spotřebního materiálu a údržba stroje. Velmi často je proto nájemci nabídnuta komplexní služba spočívající v úplném zabezpečení servisu, který je klientovi v rámci této služby poskytnut. S klientem je uzavřena tzv. Servisně materiálová smlouva. Základem smlouvy je především sjednaná a neměnná částka za vyhotovenou kopii po celou dobu trvání smlouvy. Klient přesně ví, kolik ho jedna kopie bude stát a tím získává přehled pro optimální rozhodování o využití daného zařízení. Plánování nákladů na provoz stroje má proto velmi pozitivní vliv na snižování nákladů zákazníka. Rovněž tím odpadají výdaje a starosti s nákupem spotřebního materiálu a náhradních dílů. Údržby a výměny náhradních dílů se provádějí pravidelně, čímž se zvyšuje životnost kopírovacího stroje a kvalita kopií. Po dobu trvání smlouvy nemůže dojít k výpadkům kopírovacího stroje. Klientovi je zápůjčen jiný stroj. Spotřební materiál je zavážen dle potřeby přímo ke kopírovacímu stroji. Samozřejmě vzniká otázka, co se stane po ukončení smlouvy? Po dobu používání kopírovacího zařízení je toto stále majetkem společnosti Copymat. Klient si může odkoupit zařízení za zůstatkovou (dohodnutou) hodnotu od Copymatu. Častější je však případ, že si zákazník vybere nové zařízení a použitá kopírka se vrací Copymatu.

Pan Kutil vysvětluje tuto skutečnost tím, že stroj po 36 měsících pronájmu zastará především morálně a vzhledem k rychlému technickému rozvoji je nové zařízení efektivnější a umožňuje vyšší komfort používání. Vzhledem k tomu, že je zařízení používáno zákazníkem v sídle jeho společnosti, požaduje Copymat uzavření pojistné smlouvy, kterou uzavírá na konkrétní druh pojistné ochrany sám zákazník. Jedná se především o riziko odcizení a poškození.

Při výše uvedených různých možnostech pořízení a používání kopírovacího stroje hraje důležitou roli také finanční a daňové hledisko. O odborné finanční, účetní a daňové posouzení jsem proto požádal pana Ing. Václava Mudru, společníka a jednatelespolečnosti Ardum & Partners s.r.o., který má mnohaleté ekonomické zkušenosti a je účetním poradcem a auditorem.

Pan Kutil dodává ještě jeden důležitý aspekt pronájmu, a to, že veškerá případná rizika související s provozem (např. nutná výměna porouchaných draných náhradních dílů), nese dodavatel.

Ve společnosti s několika typy kopírovacích zařízení a tiskáren je možno použít SW na jejich optimální a efektivní využití tak, aby nevznikaly prostoje a tiskové fronty na některých typech zařízení. Výhodou je samozřejmě v těchto případech dodávka od jednoho dodavatele.

Co říci závěrem? Zákazníci budou v budoucnu vyhledávat především komplexní službu za příznivou cenu a lze proto předpokládat, že si oblíbí formu pronájmu stroje včetně využití služeb profesionálů, kteří „vše“ zařídí, dodají papíry, tonery, postarají se o údržbu, budou klientovi nablízku a vznikne tak dlouhodobý „partnerský“ vztah. Doba, kdy zákazník, především v porevolučním období koupil první kopírku a o provoz se staral především sám, je zřejmě pryč. A pokud jste delší dobu nesledovali rozvoj kopírovacích zařízení, tak ani netušíte, co všechno dnes kopírky dokáží, jak jsou kvalitní, rychle a především multifunkční. A ještě jedno hledisko je třeba vzít v úvahu, čím větší firma, tím větší rozsah kopírovacích prací provádí a tím větší efektivity může vhodnou formou zařízení a služby dosáhnout.

Přeji vám šťastnou ruku při výběru správného zařízení a dobrého partnera pro oblast kopírování a tisku.

Praha 15. října 2005.
Autor: Ing. Miroslav Škvára, www.skvara.cz
Ekonomická a daňová hlediska do článku poskytl Ing. Václav Mudra, Ardum & Partners s.r.o, www.ardum.cz
V článku bylo použito informací a zkušeností společnosti Copymat s.r.o., www.copymat.cz